Stepstone, Case

Entwicklung eines KI-gestützten „Negotiation Companion“, um den Einkauf zu optimieren.

Branche Dienstleistung und Plattformen

Thema AI

Fokus Digital Transformation

Leistungen Data Backbone, KI in Prozessen, Eigene Software

01 / 03

Ausgangslage

Stepstone möchte den strategischen Einkauf durch den intelligenten Einsatz von Daten und KI signifikant verbessern. Die Vision: Ein systemgestützter „Negotiation Companion“, der den Einkauf bei Verhandlungen mit bestehenden und potenziellen Lieferanten unterstützt, mit präzisen Empfehlungen, fundierten Bewertungen und maximaler Usability.

Die Vision des "Negotiation Companions" ist es, den Einkauf von Stepstone durch datenbasierte Entscheidungsgrundlagen und intelligente Empfehlungen nachhaltig zu stärken. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde ein erster funktionsfähiger Prototyp entwickelt, als Ausgangspunkt für ein ganzheitliches, skalierbares und nutzerfreundliches Konzept. Der Fokus lag dabei von Beginn an auf einer technischen Architektur, die langfristig tragfähig ist und den konkreten Anforderungen des Einkaufs gerecht wird.

02 / 03

Vorgehen

In 5 Schritten zum "Negotiation Companion"

Analyse & Workshops

Zu Beginn analysierten wir gemeinsam mit dem Einkaufsteam von Stepstone, welche Informationen, KPIs und Hebel in den sieben geplanten Modulen benötigt werden. In mehreren Workshops definierten wir die fachlichen Anforderungen und priorisierten zentrale Funktionen für den "Negotiation Companion".
UX-Konzept & Wireframes

Basierend auf den inhaltlichen Anforderungen entwickelten wir ein konsistentes UX-Konzept. Für jedes der sieben Module entstanden Wireframes, die KPIs und Interaktionen übersichtlich visualisieren und eine intuitive Nutzerführung ermöglichen.
Technisches Konzept & Machbarkeitsanalyse

Wir konzipierten die technische Architektur für alle geplanten Module – inklusive Systemlandschaft, relevanter Integrationen und Schnittstellen. Durch eine Machbarkeitsanalyse und erste technische Tests konnten wir frühzeitig die Realisierbarkeit und Skalierbarkeit der Lösung absichern.
Prototyping & MVP-Entwicklung

Auf Basis des Gesamtkonzepts entwickelten wir einen funktionalen Prototypen, der die wichtigsten Module bereits abbildete. Dieser wurde iterativ zum MVP weiterentwickelt, mit stabiler Anbindung an Systeme wie Creditsafe und Sievo sowie der Bereitstellung auf Stepstones Azure-Infrastruktur.
Übergabe & Befähigung

Das finale MVP wurde erfolgreich an das Einkaufsteam übergeben. Mit klar dokumentierter Architektur und Self-Service-Funktionalitäten ist Stepstone nun in der Lage, den "Negotiation Companion" eigenständig zu nutzen und Daten zu aktualisieren.

„Mit unserem Companion haben wir ein zusätzliches Teammitglied gewonnen, das komplexe Zusammenhänge sachlich fundiert und strukturiert analysieren und uns eine erste Einschätzung liefern kann. Eine erste Grundlage, um Zusammenhänge zu erkennen und kritische Punkte im Handumdrehen anzugehen. Diese neue Verstärkung ist in kürzester Zeit zu einem geschätzten Kollegen geworden.“

Wolfgang Schwemmer Team Lead Procurement, Stepstone

03 / 03

Ergebnis

Impact

Mit dem neuen Konzept wird der "Negotiation Companion" von Stepstone zu einem skalierbaren und intelligenten Verhandlungs-Tool, mit klarer Vision:

11x mehr Lieferantenanalyse
Deutlich gesteigerte Effizienz durch Self-Service-Ansätze
Nahtlose Anbindung interner und externer Datenquellen
Einsatz von Elasticsearch als flexibler Datenhub
KI-getriebene Verhandlungsansätze

Mit dem "Negotiation Companion" ist Stepstone bestens aufgestellt für eine produktive Zukunft im digitalen Einkauf, leistungsfähig und nutzerfreundlich.

Erkenntnisse

Erst Anforderungen, dann Wireframes: In Workshops mit dem Einkaufsteam haben wir festgelegt, welche Informationen, KPIs und Hebel die sieben Module brauchen. Danach entstanden für jedes Modul Wireframes.
Machbarkeit früh prüfen: Eine Machbarkeitsanalyse und erste technische Tests sicherten Realisierbarkeit und Skalierbarkeit ab, bevor der Prototyp entstand.
Self-Service nach der Übergabe: Das MVP läuft auf Stepstones Azure-Infrastruktur und ist an Creditsafe und Sievo angebunden. Dank Self-Service-Funktionen pflegt das Einkaufsteam die Daten selbst.